Что такое и как работает фискальный накопитель

Для использования онлайн-кассы необходим фискальный накопитель (ФН). Это устройство находится внутри кассы, сохраняет данные о расчетах. Мы расскажем о видах фискальных накопителей, принципе и особенностях их работы.

Что означает ФН?

ФН — устройство для сохранения информации об операциях, проведенных через кассовый аппарат. Исправить записанное на ФН невозможно. Статья 4.1 №54-ФЗ от 22.05.2003 подробно описывает, зачем нужен фискальный накопитель, и каким требованиям он обязан соответствовать. ФН является внутренним элементом ККТ, которым не пользуются отдельно от кассы.

В чем отличие от фискального регистратора?

Фискальный регистратор — устройство, входящее в кассовый узел. ФР записывает информацию на ФН, формирует и печатает бумажные и слип-чеки, передает данные в ОФД.

Простыми словами, ФН — это элемент ФР или кассового аппарата. ФР — отдельное автономное устройство, разновидность контрольно-кассовой техники.

Где находится в кассе фискальный накопитель?

Для этого устройства предусмотрен специальный отсек кассового аппарата или ФР. Отсек может иметь крышку на винтах или кнопках.

Устройство фискального накопителя

ФН выглядит как маленькая печатная плата с основным и криптографическим процессорами и модулем памяти. ФН помещен в опломбированный корпус, имеет формирующие фискальный признак. Он продается вместе с техническим паспортом. В паспорте указаны модель, заводской номер и срок действия ключей.

Основной процессор занят обработкой данных и взаимодействием с другими частями ККТ. Срок службы — до 36 месяцев. По истечении срока годности необходима замена ФН аналогичным. Криптографический процессор отвечает за шифровку и расшифровку поступающей информации. Модуль памяти — это специальная энергонезависимая флеш-карта, которая накапливает информацию обо всех пробитых чеках. Также во всех типах и исполнениях фискального накопителя есть аккумулятор для многолетней непрерывной работы.

Основные функции ФН

Функции ФН — получение, шифровка, хранение и передача фискальных данных в ОФД. Информация о кассовых операциях и криптографические ключи записываются в модуль памяти.

Как работает фискальный накопитель

1. Когда кассир выполняет операцию, программное обеспечение ККТ создает чек с данными о расчете.
2. Данные попадают в накопитель и получают фискальный признак, становясь документами. Криптографический чип шифрует их и записывает в модуль памяти.
3. ФН пересылает зашифрованный документ программному обеспечению ККТ.
4. Далее чек отправляется сначала оператору фискальных данных, затем — налоговой службе.

Может ли онлайн-касса работать без ФН?

Нет, это невозможно. По закону все ИП и юридические лица в России должны рассчитываться с контрагентами через онлайн-кассу с исправным ФН. Ответственность за неприменение ККТ предусмотрена ст.14.5 ч.4 КоАП.

Какие виды и форматы фискальных данных должен поддерживать ФН?

Фискальные накопители умеют работать с несколькими разновидностями или форматами фискальных документов, утвержденными налоговой службой. ФФД регламентирует типы документов и данных, которые должна формировать онлайн-касса – чеки, отчеты об окончании смены, сообщения о продаже продукции с маркировкой. Тип ФФД предприниматель указывает во время настройки и регистрации кассы в зависимости от потребностей своего бизнеса.

• ФФД 1.1 — стандартный формат для бизнеса, который не работает с маркированной или подакцизной продукцией.
• ФФД 1.2 — формат для продажи как немаркированных, так и маркированных товаров. Он умеет отправлять документы не только в налоговую службу, но и в систему государственного контроля маркированной продукции.

Большинство фискальных накопителей на рынке работают с ФФД 1.1. Но, если предприниматель или юридическое лицо реализует маркированную продукцию, нужный ему ФН обязан поддерживать ФФД 1.2.

Какие бывают фискальные накопители

В продаже встречаются модели ФН на 15 и 36 месяцев. По истечении этого срока перестает действовать ключ фискального признака. Ресурс фискального накопителя заканчивается, и его меняют.

Причины блокировки ФН

Устройство могут заблокироваться. Это происходит по окончании срока действия, при нехватке объема памяти и при паузе в отправке отчетов ОФД, длящейся более 30 дней.

Если кончилась память или срок действия, значит, необходимо купить новый накопитель, зарегистрировать его в ФНС. В большинстве случаев объем фискального накопителя позволяет создавать до 250 тыс. чеков за 15 месяцев или 700 чеков за одну смену.

Если пауза в отправке данных в ОФД превысила 30 дней, необходимо заново подключить ККТ к интернету. Проблема с использованием фискального накопителя будет устранена автоматически. Если это не помогло, нужно обратиться в службу технической поддержки ОФД.

Часто задаваемые вопросы

Как и где проверить фискальный накопитель

В 54-ФЗ перечислены требования к ФН. Для проверки законности устройства, нужно зайти на сайт ФНС в раздел Реестр фискальных накопителей или в раздел проверки ФН https://kkt-online.nalog.ru.

Как узнать номер и тип ФН

Серийный или заводской номер устройства, его изготовитель и срок действия написаны в паспорте ФН, на коробке и на корпусе. Также заводской номер печатается на чеке о закрытии смены в строке с названием «НОМЕР ФН...». Для проверки заводского номера удобно пользоваться сервисом на официальном сайте налоговой службы https://kkt-online.nalog.ru.

Разрешено ли повторное использование фискального накопителя?

Повторно использовать ФН невозможно. После окончания срока действия и ресурса модуля памяти устройство меняют на новый.

Можно ли просто выбросить отработанный ФН?

После замены накопители необходимо хранить в течение пяти лет. Это требование прописано в ст.5 №54-ФЗ.

Где смотреть объем фискального накопителя?

Эта информация есть в техническом паспорте устройства. Стандартный объем позволяет формировать до 250 тыс. чеков за период службы ФН или 700 чеков за сутки. Этого количества достаточно для любого бизнеса.

Изменилась система налогообложения. Нужно ли выбирать другой ФН?

Зависит от оставшегося срока ключей фискального признака. Но необходимо перерегистрировать используемое устройство в налоговой службы в связи со сменой системы налогообложения.